הכירו את 4 סוגי תיבות המייל הטובות ביותר לעסק שלכם

בשנים האחרונות, דרכי התקשורת שלנו השתדרגו משמעותית: אם עד לפני כמה שנים היינו תלויים בעיקר בשיחות, סמסים ומיילים, הרי שכיום יש אינספור דרכים לשלוח מסרים האחד לשני – מה שהוביל לכך שכיום יש לא מעט אנשים שיעדיפו להימנע משיחות, יחשבו שסמס זה מיושן ושברשתות החברתיות יש הרבה מאוד רעשי רקע. כתוצאה מהשימוש המאסיבי בתוכנות לשליחת מסרים מיידיים, השימוש באימייל הפך לרלוונטי מתמיד: הוא מאפשר לכם לקבל תוכן חשוב בדרך מסודרת שניתן לנטר במהירות, לתייק, לדחות טיפול ולשתף עם אחרים, או בקיצור: כל מה שחשוב במיוחד בזירה הארגונית של היום. כדי להתחיל לעבוד בצורה יעילה ולשדרג את זו הקיימת, הכנו עבורכם ריכוז של 4 תיבות המייל האפקטיביות ביותר עבורכם, וכל מה שנותר לכם זה לבחור אחת בהתאם לצרכים שלכם ולהתחיל לעבוד.

G-Suite

השירות של גוגל דומה מאוד לשירותים הניתנים היום למשתמשים פרטיים – פחות או יותר אותה תיבת המייל, אותו גוגל דרייב ואותם עשרות כלים הנמצאים תחת חשבון הגוגל, רק שיש כמה שיפורים משמעותיים שבאים לידי ביטוי כאשר רוכשים את גרסאת G-Suite, כמו למשל להציג את המייל תחת הדומיין של הלקוח, נפח מוגדל ועוד. השירות מתאים לכל סוגי הארגונים מסיבה פשוטה – ראשית, זוהי תיבת המייל הפופולארית היום בשוק הפרטי (למי אין ג'ימייל?), גם עסק קטן בראשית דרכו יכול להרשות לעצמו את השימוש (החל מ-5$ בחודש למשתמש), ואפשרויות הסקיילינג (הגדלה והקטנה של השירותים לפי השימוש) מאפשרות להמשיך להשתמש בשירות בצורה יעילה גם כאשר העסק גדל, בזכות מסלולים מיוחדים. בנוסף, ניתן לקבל מענה כולל, בין היתר בזכות האפליקציות המוכרות והשימושיות שגוגל מציעה. המסלול הבסיסי מציע 30 ג'יגה של אחסון, גישת אופליין, הגנה מספאם, שימוש במספר שמות ועוד מגוון פיצ'רים שמקבלים תוספות משמעותיות לא פחות.

היתרונות:, מותאם סקיילינג, אפליקציות מאוד שימושיות (גוגל דוקס), נגיש, קל להתקנה על טלפונים, ניהול פשוט ונוח.

החסרונות: המסלול הבסיסי לא מציע גיבוי איכותי דיו, הליך ניקוי המיילים בכמויות מסורבל, אין תמיכה במספר חתימות/תבניות מיילים (אפשרי דרך תוספי צד שלישי), לא זול מהמתחרים.

Zoho Email

אם אתם מחפשים תיבת מייל זולה אך אפקטיבית, הגעתם למקום הנכון. המסלולים של Zoho מתחילים מדולר אחד בלבד פר משתמש, המקנים 5 ג'יגה של אחסון, אפשרויות בסיסיות כמו אחזור שליחה, גישת IMAP/POP ועוד. אם זה נשמע לכם מדהים, חשוב לזכור: פיצ'רים חשובים כמו גיבוי, שחזור ושימור של מיילים יהיו זמינים עבורכם רק המסלול הפרימיום (שעומד על 4 דולר ליוזר), וגם אז, תוכלו לצרף קבצים רק עד 40 מגה (בניגוד לגוגל שמאפשרת לכם לשלוח בקלות קבצים מהדרייב). הצטרפות לתוכניות העסקיות זולה גם היא (מקסימום של 6 דולר פר משתמש), אך מאפשרת מקסימום אחסון של 100 ג'יגה (בעייתי בארגונים גדולים), ומציעה אמנם כלי עבודה בדמות Zoho Office Suite, אך בפועל הם מחווירים ליד אלו של גוגל ומיקרוסופט.

יתרונות: זול מאוד, כמות אחסון טובה ביחס למחיר, מתאים לעסקים קטנים ובינוניים שרוצים יכולות מייל בסיסיות

חסרונות: פחות מתאים לחברות גדולות וארגונים, פיצ'רים חשובים מאוד מופיעים רק במסלולים מתקדמים יותר, התוכנות הנלוות פחות טובות מאלו של המתחרות.

Office 365

כולנו מכירים את מיקרוסופט, שנחשבת למתחרה הגדולה ביותר של גוגל בתחום זה. פלטפורמה זו נבנתה "מסביב" לתוכנות הידועות כמו אאוטלוק, וורד, אקסל ועוד, ומאפשר לארגונים לגשת לכלים הללו מכל מקום תוך מתן שירותים נוספים ומיוחדים. ישנם מגוון מסלולים, ו-2 הבולטים בהם הם המסלול הבסיסי, שאמנם יקר יותר ביחס למתחרים, אבל הוא מציע גישה לתוכנות של אופיס (ביחד עם תוכנות שימושיות אחרות), מה שיכול להיתרגם כחיסכון כספי משמעותי ביחס לרישיון עסקי רגיל, או מסלול 365 Essentials במחיר של 5$ (דומה למחיר של גוגל) הכולל את תיבת המייל בענן, Microsoft Exchange,גיבוי בענן Microsoft One Drive ועוד כמה יכולות שפחות רלוונטיות למשתמשים ארגוניים.

היתרונות: גישה לכלים עוצמתיים ומוכרים, אופציות אבטחה מתקדמות, תמיכה טובה, מיגרציות קלות יחסית.

החסרונות: פחות מתאים לעסקים קטנים, יקר יחסית ואפשרויות ההטמעה עם אפליקציות ושירותי צד שלישי לוקות בחסר.

Bluehost

כמעט לכל עסק בימינו יש נוכחות דיגיטלית, עם דגש על אתר אינטרנט. היתרון המובהק היחיד של ספק זה הוא שהוא מציע פתרון גם ברמת המייל הארגוני, וגם ברמת אחסון האתר שלכם, מה שמאפשר לכם (לכאורה) ליהנות מכל העולמות, מה שיכול ליצור תשתית נוחה במיוחד. המחירים כאן זולים יותר מאלו של גוגל ומיקרוסופט, ואף ניתן לקבל מחירי היכרות משתלמים שיכולים לאפשר לכם לבחון את הפלטפורמה בעצמכם (שוב, לכאורה).
בימנו אנו, כשתיבת מייל היא "המחרשה" של העסק, איתה אנחנו עובדים כל היום ונותנים בה את מבטחנו, אנו צריכים מוצר עם שרידות, אבטחה ויכולות כפי שהוזכרו לעיל בחברות שמתמחות במוצר זה, חברות אחסון אתרים כגון Bluehost,Hostgator  ושאר החברות מחו"ל למיניהן, נותנות לרוב שירות על גבי חשבון האחסון – שזה איך נגיד? לא משהו. מה יקרה אם חשבון האחסון נפרץ, ה-IP נחסם, ניכנס לרשימות שחורות או שנעשתה טעות/שינויים בהגדרות של השרת?

נכון, באמת נשמע טוב מלכתחילה להוזיל עלויות ולהשתמש בתיבות מייל שמוגדרות תחת שרתי ה-WEB כמו השירותים שמרבית חברות האחסון נותנות, אבל אם תתרחש אחד מהבעיות שהזכרנו לעיל (ולא חסרות בעיות נוספות), "המחרשה" שלכם תפסיק לעבוד, וכמובן שגם העסק שלכם יושבת.

יתרונות: מעניק גם אחסון אתרים, הרבה מאוד אופציות טובות בכל הנוגע לדומיינים וחשבונות, מחירי היכרות זולים.

חסרונות: אבטחה לקויה בתפיסה, פחות חסין בפני ספאם, ניהול רשומות שחורות באופן עצמאי, הגדרות תיבת המייל לא תמיד נוחות.

אז במה כדאי לבחור? כל שירות מציע מגוון יתרונות ייחודיים אך גם חסרונות, והדרך הטובה ביותר להחלטה נבונה היא הבנה מלאה של הצרכים שלכם וכיצד כל אחד מהם יכול לשרת אתכם, בנוסף לבדיקה של האם יש לכם כלים, תוכנות ואפליקציות לעבודה השוטפת?

ולמרות זאת ננסה לתת נקודת מבט מהצד שלנו, עסק שמרגיש שהאימייל שלו חשוב לו בכל מאודו, ובו הוא משתמש בכל שעות העבודה – יילך לשירותי ענן כגון גוגל G-SUITE ו-Office 365, אנחנו בטוחים שתמצאו בסוף התהליך את הספק שהכי מתאים עבורכם. בהצלחה!

 

רוצים לקבל פרטים נוספים על תיבת מייל עסקית?